Відкриття Центру життєстійкості: 10 практичних кроків для надавачів послуги

Ці практичні рекомендації не можуть врахувати усіх особливостей та ресурсності громад, які беруть участь в експериментальному проєкті. Проте, представлена нижче інструкціяможе стати в нагоді для надавачів соціальних послуг при плануванні відкриття Центру

Організація урочистого відкриття Центру життєстійкості з запрошенням представників громади, ЗМІ та потенційних партнерів потребує ретельного планування та координації.

10 практичних кроків допоможуть вам у цьому процесі:

1. Планування події

• оберіть дату, яка б не збігалась з іншими важливими подіями;
• оберіть зручний час, передбачивши наявність електропостачання або альтернативних джерел енергії;
• сплануйте проведення заходу у приміщенні Центру, щоб гості могли оглянути його, врахуйте погоду та подумайте про варіанти на випадок дощу (якщо захід планується на відкритому повітрі);
• за можливості, організуйте фото/ відеозйомку.

2. Запрошення гостей

Залучіть на свій захід представників різних соціальних груп:

• місцевих жителів – представників різних соціальних груп;
• волонтерів та активістів, які беруть активну участь у житті громади;
• локальні медіа – редакторів та журналістів;
• органи влади – очільника громади, представників місцевого самоврядування.

3. Визначення потенційних партнерів

Організація партнерства вимагатиме часу та зусиль, але ці інвестиції сприятимуть успішній діяльності Центру життєстійкості та позитивному впливу на громаду. Особливо зверніть увагу на потенційних партнерів:

• бізнеси (власники місцевих підприємств, представники великих компаній): спільні програми з корпоративної соціальної відповідальності та можливість фінансової підтримки і волонтерських програм;
• освітні установи (керівники шкіл та університетів): Програма життєстійкості для учнів і викладачів, курси та семінари для студентів і викладачів.
• громадські організації (керівники місцевих неурядових і благодійних організацій): шукайте організації, що працюють у сферах охорони здоров’я, соціального захисту, освіти,
• релігійні організації, вони також можуть бути важливим ресурсом для підтримки громади.

4. Розробка пропозиції для партнерів

Підготуйте матеріали для партнерів:

• інформаційний буклет з коротким описом роботи Центру, його місії та переліком послуг;
• детальну презентацію з інформацією про переваги партнерства;
• лист із запрошенням до співпраці.

У матеріалах-пропозиціях для партнерів опишіть взаємні вигоди, підкресліть можливості реклами та піару для бізнесів, запропонуйте проведення спільних заходів, тренінгів, семінарів.

Встановіть контакти, надіславши листи-запрошення з інформаційними матеріалами, домовтесь про зустріч для обговорення деталей співпраці, зателефонувавши. При особистих зустрічах проведіть презентацію Центру та його можливостей, обговоріть умови співпраці та визначте конкретні форми співпраці, взаємні очікування.

5. Співпраця з партнерами, підтримка партнерських відносин

Організація партнерства вимагатиме часу та зусиль, але ці інвестиції сприятимуть успішній діяльності Центру життєстійкості і позитивному впливу на громаду:

• підпишіть меморандум про взаєморозуміння (формальний документ, що визначає обов’язки та очікування кожної сторони),угоду про співпрацю (офіційна угода з детальним описом умов співпраці);
• проведіть заходи для громади за участю партнерів та спільно розробіть і реалізуйте інформаційні кампанії для популяризації Програми життєстійкості;
• регулярно збирайте відгуки від партнерів та учасників програм і оцінюйте успішність реалізації проектів, коригуйте стратегію співпраці;
• сплануйте регулярні зустрічі для обговорення поточних питань та планування нових проектів;
• надавайте партнерам звіти про результати співпраці та діяльність Центру;
• згадуйте партнерів на заходах, у соціальних мережах та у ЗМІ, готуйте для них офіційні подяки та сертифікати партнерства.

6. Підготовка запрошень

• Замовте та надрукуйте запрошення за брендбуком проєкту, який розроблений Міністерством соціальної політики за підтримки агрохолдингу “Астарта”.
• Надішліть запрошення поштою за два-три тижні до події, враховуючи, що реалізація експериментального проєкту передбачає скоординовану комунікацію та взаємодію між Міністерством соціальної політики, Нацсоцслужбою, Фондом соціального захисту осіб з інвалідністю, уповноваженими органами місцевої влади, надавачами комплексної послуги, надавачами соціальних послуг, іншими підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності.
• Надішліть електронні запрошення з підтвердженням про отримання.

7. Підготовка програми заходу

Основними елементами програми можуть бути:

• вітальне слово: виступ керівника Центру або представника організаторів,
• презентація Центру: огляд послуг та можливостей простору,
• виступи гостей: запросіть кількох почесних гостей виступити з короткими промовами,
• екскурсія Центром: проведіть екскурсію для всіх гостей.Закцентуйте увагу гостей на безбар’єрних рішеннях в організації приміщень.

Додаткові елементи: у разі можливості та доречності – легка фонова музика або живий виступ; організуйте напої (вода, чай, кава); активності для гостей (майстер-класи, воркшопи або інші інтерактивні заходи).

8. Організація технічного забезпечення

• забезпечте якісний звуковий супровід для виступів (мікрофони та колонки) та технічну підтримку для презентацій, фото та відеоматеріалів (проектор та екран);

• розмістіть інформаційні матеріали про Центр (банери, ролл-апи, постери) та Всеукраїнську програму ментального здоров’я “Ти як?” Першої леді Олени Зеленської.

9. Інформаційна кампанія. Робота з медіа

Запуск інформаційної кампанії до відкриття Центру життєстійкості у вашій громаді в соціальних мережах, регіональних ЗМІ потребує ретельного планування та координації:

• визначте цільову аудиторію: демографічні дані (вік, стать, соціальний статус, місце проживання) та інтереси, потреби (здоров’я, освіта, особистий розвиток, підтримка в кризових ситуаціях);
• розробіть ключові повідомлення: інформація про відкриття Центру життєстійкості та його місію, перелік послуг, що будуть надаватися; переваги для клієнтів та пояснення, чому варто звернутися саме до вашого простору;
• створіть візуальні та текстові матеріали, використовуючи розроблений Міністерством соціальної політики за підтримки агрохолдингу “Астарта” брендбук проєкту;
• організуйте рекламну кампанію у соціальних мережах, вибравши платформи: Facebook та Instagram (для залучення широкої аудиторії), LinkedIn (для професійної спільноти та бізнес-партнерів), YouTube (для відеоконтенту),
• створіть контент: постинг (регулярні публікації з інформацією про Центр, його місію, послуги та події), відео (ролики з презентацією Центру, інтерв’ю з фахівцями, відгуки перших клієнтів), історії (короткі відео та фото в Instagram та Facebook);
• підготуйте та розішліть пресреліз з інформацією про захід у місцеві ЗМІ;

10. Проведення заходу

• Координація та управління: розподіліть всередині команди проєкту ролі під час урочистого відкриття Центру. Зробіть усе можливе, щоб кожен мав свою власну зону відповідальності та не був перевантажений. Керівника Центру не перевантажйте вирішенням організаційних і дрібних питань.
• Прийом гостей: організуйте стіл реєстрації для гостей. Призначте людей для зустрічі та привітання гостей на вході. За можливістю, окрему людину поставте відповідальною за зустріч представників ЗМІ.
• По завершенню заходу опублікуйте подяки та фотозвіти про відкриття Центру на своїх сторінках у соціальних мережах.

Організація урочистого відкриття потребує чималих зусиль, але, за умови правильного планування, такий захід стане чудовою можливістю представити Центр життєстійкості громаді, ЗМІ та потенційним партнерам.

Отримати доступ до брендбуку проєкту та поставити свої питання ви можете, написавши нам на електронну адресу: vidbirgromadi@gmail.com

Центри життєстійкості – це експериментальний проєкт Міністерства соціальної політики, який є складовою Всеукраїнської програми ментального здоров'я “Ти як?” Першої леді Олени Зеленської.

Теги: